Uitdagingen bij het implementeren van een SharePoint-intranet

Recent belichtte Walter Van Hecke van Involv Intranet de fundering van SharePoint, de valkuilen bij implementatie en optimalisatie, en hoe organisaties hun intranet kunnen versterken met aanvullende oplossingen.

De rol van SharePoint als intranet

SharePoint is oorspronkelijk ontworpen als een documentmanagementsysteem, maar heeft in de loop der jaren extra functionaliteiten gekregen, waaronder die van een intranet.

Het intranet is tegenwoordig een onmisbaar onderdeel van de interne communicatie, zeker nu hybride werken de norm is geworden. Het fungeert als een centrale toegangspoort tot bedrijfsinformatie en applicaties. Om die rol goed te vervullen, moet het gebruiksvriendelijk, relevant en goed gestructureerd zijn.

Uitdagingen bij de implementatie

Veel intranetprojecten slagen er niet in om hun doelstellingen op lange termijn te behalen. Een van de grootste struikelblokken is informatie-overload, waarbij medewerkers overspoeld worden met irrelevante content.

Daarnaast blijft de adoptiegraad vaak te laag door:

• Een gebrek aan relevante en actuele content.
• Complexe of onaantrekkelijke interfaces, waardoor gebruikers afhaken.
• Onvoldoende filtering en personalisatie, waardoor informatie niet goed afgestemd is op de doelgroep.
• Gebrekkige structuur en governance, waardoor het intranet rommelig en onoverzichtelijk wordt.

Structureren en optimaliseren van SharePoint

Een goed SharePoint-intranet heeft een doordachte informatiearchitectuur. Dit betekent dat de structuur duidelijk moet zijn, met een gebruiksvriendelijke navigatie en logische indeling. Microsoft maakt hiervoor gebruik van hub sites, waarin verschillende subsites (zoals afdelingen of landen) worden gegroepeerd.

Best practices voor een effectieve intranetstructuur:

• Maak gebruik van hub sites om verschillende afdelingen of thema’s te groeperen.
• Zorg voor een consistente en gecentraliseerde navigatie voor een uniforme gebruikerservaring.
• Gebruik metadata, categorieën en tags om content makkelijk doorzoekbaar te maken.
• Beheer gebruikersrechten zorgvuldig zodat alleen de juiste mensen content kunnen bewerken of inzien.

Hoewel SharePoint out-of-the-box enkele communicatiefunctionaliteiten biedt, zijn deze vaak beperkt. Zo ontbreekt er een volwaardige mobiele ervaring, is content niet altijd eenvoudig te personaliseren, en biedt de analytics-module slechts beperkte inzichten (tot maximaal 90 dagen terug).

Best practices voor een krachtig en effectief SharePoint-intranet

Om een SharePoint-intranet optimaal in te zetten, is het belangrijk om enkele strategische richtlijnen te volgen:

• Begin met een duidelijke visie en strategie: Bepaal vooraf welke doelen je met het intranet wilt bereiken.
• Zorg voor een intuïtieve en aantrekkelijke interface die medewerkers moeiteloos kunnen gebruiken.
• Maak content boeiend, dynamisch en relevant, zodat medewerkers het intranet als nuttig ervaren.
• Gebruik audience targeting om content per doelgroep af te stemmen en de relevantie te verhogen.
• Analyseer gebruikersdata om te meten wat werkt en waar verbeteringen nodig zijn.
• Houd de informatie actueel en goed gestructureerd, zodat het intranet geen rommelig archief wordt.
• Integreer het intranet met andere Microsoft 365-tools om het een natuurlijk onderdeel van de werkdag te maken.

SharePoint biedt een solide basis voor een intranet, maar zonder uitbreidingen blijven de mogelijkheden beperkt. Organisaties met een grotere medewerkersgroep of complexe interne communicatiebehoeften hebben baat bij een uitbreiding zoals Involve Intranet om de gebruikservaring, personalisatie en adoptie te verbeteren.

Een succesvolle intranetstrategie vereist echter meer dan alleen een technische implementatie; het vraagt om een doordachte aanpak waarin adoptie, gebruiksvriendelijkheid en governance centraal staan. Alleen zo wordt het intranet een levendig en effectief platform dat medewerkers dagelijks gebruiken.