Toegankelijkheid
Sinds 2018 meet de Moodmeter hoe tevreden medewerkers zijn met de interne communicatie in hun organisatie. Die tevredenheid wordt in grote mate bepaald door de manier waarop ze toegang krijgen tot de informatie die ze nodig hebben om hun job te doen. Uit het onderzoek komen 3 concrete behoeften naar voor:
- Geef me de juiste tools.
- Maak de informatie makkelijk vindbaar.
- Communiceer op een begrijpbare manier.
Vindbaarheid blijkt een belangrijk struikelblok. Er zijn vaak (te) veel kanalen, of er is (te) veel informatie, die bovendien niet altijd duidelijk gestructureerd is. Uit het recente onderzoek van Eric Goubin blijkt dat interne communicatie in veel bedrijven vooral uit contentcreatie en coördinatie bestaat. De uitdaging is om er efficiënter mee om te springen en te zorgen dat alle content eenvoudig terug te vinden is. Het gezegde gaat: overdaad schaadt.
Op het vlak van begrijpbaarheid scoort interne communicatie best goed: 68% vindt de informatie die ze krijgen makkelijk te begrijpen. Belangrijke kanttekening: slechts 47% begrijpt waarom hun organisatie bepaalde beslissingen neemt. Hier is de uitdaging dus niet begrijpbaar schrijven, maar het waarom én de impact van beslissingen helder uitleggen.
Erkenning
Naast toegankelijkheid heeft ook de manier waarop we communiceren een invloed op de betrokkenheid van medewerkers. Die geven aan dat ze zich erkend willen voelen in de communicatie van hun organisatie. 3 aspecten spelen daarin een rol:
- Herkenbaarheid
- Participatie
- Transparantie
Herkenbare communicatie heeft betrekking op de dagelijkse werkrealiteit. Wat medewerkers vragen is perspectief – maar vanuit hun eigen leefwereld. Voeling met de werkvloer is het begin van alles. Zo kan je gerichter inspelen op wat mensen bezighoudt.
Medewerkers voelen zich ook erkend als ze actief betrokken worden in interne communicatie. Participatie, dat is je mening kunnen geven en zien dat er ook écht iets mee gedaan wordt. Weg met pro forma of gespeelde betrokkenheid. Maak ruimte voor open dialoog en gezamenlijke beslissingen.
Tot slot heeft ook transparantie een belangrijke invloed op het gevoel van erkenning. De grootste kritiek van de respondenten op de interne communicatie in hun organisatie is dat er te weinig op een open, eerlijke en authentieke manier gecommuniceerd wordt. Ook het vertrouwen in leidinggevenden en de organisatie als geheel lijdt daaronder.
Hoe moet het dan wel? 3 vuistregels
1/ Waak over de relevantie van wat je organiseert en stuurt. We trappen nog te vaak in de ‘dit is toch leuk’-valkuil. Zorg voor een goede planning en een evenwichtige online en offline kanalenmix. Gebruik je intranet als centrale hub waar medewerkers informatie makkelijk terugvinden, waar, wanneer en hoe zij dat willen.
2/ Zorg dat de medewerkers zich herkennen in de verhalen die je brengt en dat ze zich gewaardeerd en gevaloriseerd voelen. Waardering werkt, schrijft Ludo Verstaete in zijn recente boek. Laten we dat motto meenemen in onze interne communicatieaanpak.
3/ Durf als internecommunicatieprofessional je management te challengen als ze met een wollig of onduidelijk verhaal komen. Trek resoluut de kaart van transparantie en communiceer open, eerlijk en authentiek.
Als je deze vuistregels in je achterhoofd houdt bij elk communicatieplan, in elke tekst, presentatie of video die je uitwerkt, dan doe je pas écht de juiste dingen.
