4 manieren om je communicatie meer consistent te maken

Volgens een onderzoek van Grammarly is effectieve en consistente communicatie cruciaal om de productiviteit en het vertrouwen van medewerkers te waarborgen. Aan de andere kant kan inconsistente communicatie schadelijk zijn voor organisaties omdat het zorgt voor:

• Een dalende motivatie van medewerkers om belangrijke communicatie te lezen
• Verminderde productiviteit en engagement op de werkvloer
• Toenemend scepticisme en niet naleven van gedragsregels en waarden
• Apathie en desinteresse
• Afnemend vertrouwen in interne berichtgeving

Maar wat zijn precies de oorzaken die leiden tot inconsistentie in interne berichtgeving? Hoe ontstaat inconsistente communicatie op de werkplek? De vier meest voorkomende oorzaken zijn:

• Niet beschikken over een duidelijk omschreven content plan
• Verouderde of niet meer aangepast procedures voor het versturen van boodschappen
• Te veel vertrouwen op automatisering en het menselijke aspect over het hoofd zien
• Niet regelmatig verzamelen van feedback van werknemers

Dit zijn volgens Speakap vier oplossingen die je kunnen helpen bij het bewaken van de coherentie van je communicaties.

 1. Stel duidelijke communicatierichtlijnen op

• Maak duidelijke richtlijnen op voor interne communicatie en leg de meest geschikte frequentie en manier van communiceren per doelgroep vast. Bijvoorbeeld, als de meeste van je frontlijnmedewerkers de voorkeur geven aan pushmeldingen, hou hier dan rekening mee bij het opstellen van je communicatierichtlijnen. Als je een groep kantoormedewerkers hebt die de voorkeur geven aan dagelijkse of wekelijkse overzichten, maak dan ook daar een regeling voor.
• Definieer een passende tone-of-voice. Je kan bijvoorbeeld werknemers segmenteren op basis van psychologische en demografische kenmerken om je communicatiestijl op hen af te stemmen.
• Creëer een interne stijlgids met de woordenschat die je wil gebruiken. Je kan niet op dezelfde manier met alle werknemers spreken. Het is essentieel om rekening te houden met elementen zoals anciënniteit, het niveau van woordenschat en opleiding, leeftijd, cultuur en andere factoren.

2. Gebruik communicatietools

Consistentie kan eenvoudiger worden als je de juiste tools gebruikt. Er zijn tal van nieuwe digitale tools die je helpen om taken te automatiseren:

• Gebruik tools zoals ChatGPT om je te helpen bij het creëren van relevante inhoud. Je kan Canva gebruiken om eenvoudig aantrekkelijke afbeeldingen te creëren zonder veel ontwerpkennis.
• Gebruik een planningtool zoals de contentkalender of Tellr.
• Gebruik pushmeldingen om essentiële waarschuwingen in real-time te versturen, maar zorg er voor dat je niet te opdringerig wordt.
• Meet het succes van communicatiecampagnes. Je kunt analysetools gebruiken om KPI’s zoals mate van betrokkenheid en responspercentages te volgen en te interpreteren.

3. Bied regelmatig training aan

• Zorg voor regelmatige training voor communicatieprofessionals om communicatie-tools te gebruiken, betere inhoud te creëren en technologie beter te benutten.
• Stimuleer interactie en dialoog tijdens de training zodat medewerkers de kennis beter verankeren.
• Zet acties op om medewerkers meer open te laten staan voor communicatie op de werkplek.

4. Vraag regelmatig om feedback

Effectieve communicatie hangt af van feedback, omdat communicatie altijd een tweerichtingsproces is. Daarom moet je mogelijke knelpunten bij het verzamelen van feedback identificeren en aanpakken. Hier zijn enkele manieren:

• Zorg voor een consistente verzameling van data en feedback van medewerkers via gestandaardiseerde feedbackgesprekken, enquêtes, anonieme feedbackmogelijkheden en diepte-interviews.
• Laat comments toe op je intranet of app.

Consistente communicatie is essentieel om optimale productiviteit en medewerkersengagement te waarborgen. Het creëert een omgeving van duidelijkheid en vertrouwen en stelt iedereen in staat optimaal te presteren. In het huidige digitale tijdperk zit de oplossing in het combineren van menselijke inspanning met technologie. Dit helpt om relevantie en efficiëntie te garanderen.