Opinie: Een interne communicatiestrategie is dringend nodig

“Er is nood aan het helder krijgen van een intern communicatiebeleid.” Het was één van de meer opvallende vaststellingen die Eric Goubin presenteerde op het vonk-congres van 18 oktober. We lichten de meest sprekende cijfers er even uit.

Het ontbreekt aan visie en planning

Ruim de helft van de organisaties en bedrijven heeft géén heldere doelen voor wat ze wensen te bereiken met hun interne communicatie, 42% heeft die wel en 5% weet het niet. Bedrijven scoren in deze beduidend hoger (53%) dan bijvoorbeeld lokale overheden (38%).

Slechts 38% heeft een communicatieplan voor interne communicatie, maar 62% heeft dit niet. Opnieuw zien we dat bij het merendeel van de bedrijven en organisaties er wél een communicatieplan is voor externe communicatie. Ook zijn er richtlijnen voor crisiscommunicatie. En bij de helft van de bevraagden is er een gedragscode voor omgang met sociale media.

Bovendien is het slechts bij 27% van organisaties en bedrijven echt helder wie er de coördinator interne communicatie is. Bij 37% neemt niemand die functie waar, ook niet op een informele wijze. Ligt daar de basis van het probleem?

Werken met beperkt budget

Ongeveer de helft van de organisaties en ondernemingen (52%) heeft in de begroting een duidelijk budget toegewezen aan interne communicatie. Bij de anderen is dit niet het geval. 10% heeft zelfs geen idee of er een budget is.

Intenties zijn goed

De medewerkers interne communicatie geven zelf in de bevraging aan dat ze de noodzaak inzien van het ontwikkelen van een strategisch, intern communicatieplan.

Het was ook de verzuchting op de collegagroep die vonk samen met Kortom organiseerde naar aanleiding van het onderzoek van Eric Goubin. Vaak blijkt dat men gewoon niet goed weet hoe aan zo’n strategisch communicatieplan te beginnen. Enkele collega’s haalden ook gebrek aan tijd aan als belangrijkste reden waarom er niet aan een strategisch plan kon worden gewerkt.  Anderen hebben dan weer wel een plan, maar het schort nog aan de uitvoering. De ‘waan van de dag’ bleek het grootste euvel om de communicatiestrategie echt uit te rollen.

Hoe kan het dan wel? 4 tips.

1/ Krijg de ambities van je organisatie helder

Weet wat de strategische doelstellingen van je bedrijf of organisatie zijn op de korte, middellange en – waarom niet – lange termijn. Van daaruit denk je na over hoe jij dat kan ondersteunen vanuit interne (en externe) communicatie.  De strategie en ambities helder hebben is het startpunt voor je communicatieplan.

Vind je het lastig om met jouw CEO of directiecomité hierover in gesprek te gaan? Weet dan dat er enkele modellen beschikbaar zijn om dat gesprek te faciliteren. Gebruik het “Strategisch Communicatie Frame” van Betteke van Ruler of het “Communicatiemodel” van Wil Michels om de juiste vragen te stellen en met de stakeholders binnen jouw organisatie in gesprek te gaan over wat je wil en kan bereiken.

2/ Bouw je communicatieplan op

Dit kan redelijke eenvoudig. Met wat gezond verstand geraak je al heel ver. Stel jezelf de volgende vragen:

• Wat zijn mijn communicatiedoelstellingen (die zullen bijdragen aan het bereiken van mijn organisatiedoelstellingen)?
• Wie zijn mijn doelgroepen, en wat kenmerkt hen?
• Welke communicatiekanalen heb ik ter beschikking? Wat werkt, wat niet, en moet ik er misschien nieuwe voorzien?
• Wanneer wil/moet je communiceren? Wat zijn de sleutelmomenten? Giet dit in een kalender.

3/ Meet wat je doet

Data zijn het begin van alle wijsheid. Ze helpen je bij het maken van keuzes wanneer je initiatieven inplant, en het helpt je management overtuigen van de noodzaak om bepaalde dingen te doen.

Het in kaart brengen en becijferen van de impact van je communicatie helpt je bovendien om de goede keuzes te maken en in te zetten op die zaken die het grootste effect hebben. Focus daarbij op ‘outcome’, niet ‘output’

Dus niet alleen hoeveel collega’s het bericht gelezen hebben of deelgenomen hebben aan de meeting, maar wat ze met dat bericht hebben gedaan, wat ze hebben opgestoken of hoe ze hun gedrag hebben veranderd.

Wil je je management overtuigen van de noodzaak om bepaalde communicatie-initiatieven op te starten, dan sta je sterker als je dat kan onderbouwen met data. Zorg daarbij wel dat je de taal van jouw management spreekt. Begrijp dus goed wat voor hen belangrijk is en probeer daar op in te spelen.

4/ Bouw je eigen (informele) netwerk

In zijn boek ‘Communicatie als bindkracht – 10 communicatie-uitdagingen’ heeft Eric Goubin het over ‘Het overleven van jouw communicatiebaan’ als één van de uitdagingen. Misschien licht overdreven, maar de realiteit is nu eenmaal dat interne communicatieverantwoordelijken of personen die deze rol bovenop een andere taak erbij moeten nemen, er vaak alleen voorstaan. We hebben het druk en het werk lijkt nooit gedaan.

Hoe kunnen we omgaan met die stijgende werkdruk en de tijd vinden om strategisch aan de slag te gaan? Besef dat jij niet alleen verantwoordelijk bent voor de interne communicatie in jouw organisatie. Ga op zoek naar medestanders, bouw een netwerk uit van communicatie-antennes die je kunnen helpen. En zet in op sensibilisering, vorming en begeleiding om leidinggevenden en medewerkers communicatiecompetenter te maken, zodat ook zij die communicatierol adequaat kunnen opnemen.

Of word lid van vonk. In dit netwerk van gelijkgezinden, kan je altijd terecht voor support of inspiratie. Daar zijn we voor.